업무효율을 위해 내부보고 자료를 줄여야 한다.

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업무효율을 위해 내부보고 자료를 줄여야 한다

업무효율을 위해 내부보고 자료를 줄여야 한다.

 

   2020년도 최저임금이 올해 8,350원에서 2.87% 상승된 8,590원으로 결정됐지만 중소기업의 어려움은 크게 변하지 않는 것 같습니다. 최저임금 인상률은 예년에 비해 높지 않지만 이미 지난 2년간 30% 가까이 오른 상황에서 중소기업이 겪게 되는 부담은 결코 적지 않다고 할 수 있습니다.

   그 동안 최저임금의 인상으로 하위 임금분위 근로자의 인건비가 전반적으로 상승되고 있는 반면 상대적으로 고임금 분위 임금증가율은 축소되는 현상이 나타나고 있습니다. 또한 대부분의 중소기업에서 근로자간 임금격차가 축소되고 있으며 중위 계층의 근로자들의 임금상승률이 상대적으로 적어 박탈감을 느끼고 조직구성원 간의 화합에 문제가 되기도 한다고 합니다.

   최저임금의 상승으로 인하여 중소기업에 미치는 주된 영향과 대응방안으로는 근로시간의 단축, 고용감축, 상여금의 기본급화, 생산성의 향상 및 경영개선 등의 현상이 나타나고 있으며 기타 다양한 방안을 모색하고 있습니다.

아울러 많은 기업들이 생산성의 향상을 위해서 로봇의 활용과 자동화의 실현, ERP의 도입, 스마트팩토리 등을 통한 개선활동을 지속적으로 시도하고 있습니다. 그러나 중소기업의 생산성 향상 및 작업능률의 개선을 위한 활동은 어떠한 환경변화 상황이 아니어도 기업이 존속하는 한 지속적으로 시행해야 하는 일입니다.

   특히 경영관리의 생산성 향상을 위한 활동은 주로 생산현장을 중심으로 이루어지고 있는데 생산현장은 물론 경영지원업무가 이루어지고 있는 기업의 모든 부서에서 효율적인 업무프로세스의 진행을 위하여 지속적으로 개선해 나가는 것이 필요합니다.

   오늘날 대부분의 중소기업에서 효율적인 업무수행을 위하여 경영관리(회계, 인사, 재고관리,생산관리) 프로그램의 사용, 엑셀프로그램을 활용한 데이터의 생성 및 보고서의 작성, 인터넷 및 사내 인트라넷, SNS를 활용한 정보의 공유를 위한 활동이 이루어지고 있습니다. 물론 기업에 따라 다소의 차이가 있으나 위에서 열거한 정도의 활용과 관리는 대부분의 기업에서 이루어지고 있으며 이러한 활동이 기업의 경영관리에 크게 어려움이 되지는 않고 있습니다.

   그러나 대부분의 중소기업들이 수행하는 업무프로세스를 살펴보면 업무수행활동 이외에 경영자 및 부서장이 요구하는 보고서를 작성하여 결재과정을 거치도록 하고 있으며 기업의 담당자들은 이러한 자료 작성을 위하여 하루에 30분 - 2시간 정도의 시간을 소비하고 월별, 분기별 자료 등을 작성하기 위하여 별도의 시간을 소비하고 있는 실정이며 이로 인하여 담당자의 업무 누적이 발생하는 것은 물론 해당 부서 및 중소기업 전반의 업무 효율성을 저해하는 가장 큰 요인이 되고 있습니다.

   따라서 여러 기업에서 경영관리 전반의 효율성 제고를 도모하고 이를 통한 지속적인 수익성을 확보하기 위해서 수행한 경영컨설팅에서 업부프로세스의 개선 성과를 나타내고 있는 사항을 중심으로 다음과 같이 경영관리방안의 변경을 권고합니다.

 

   첫째 경영관리 프로그램 및 ERP를 인터넷 및 어플용으로 변경하여 사용하도록 하는 것입니다. 도입 비용도 프로그램을 구매할 경우의 유지보수료 수준의 임대료로 사용이 가능하므로 운영비용의 절약도 가능하며 이와 같이 할 경우 인터넷이 가능한 모든 장소에서 인터넷의 접속 또는 스마트폰을 활용하여 업무를 수행할 수 있으며 동시에 다수의 인원이 접속하여 업무를 수행하여 성과를 높일 수 있습니다.

   둘째 회사에서 엑셀 등을 활용하여 별도로 작성하는 보고서를 최대한 생략하거나 없애도록 하여 담당자의 실질적인 업무시간을 늘려 주는 것입니다. 현재 시중에서 유통되고 있는 인터넷 용 경영관리 프로그램 및 ERP의 경우 기업에서 필요한 대부분의 보고서 작성이 되고 있으므로 별도의 보고서를 작성할 필요가 없습니다. 따라서 경영자 및 부서장이 인터넷 또는 스마트폰을 활용하여 직접 프로그램 상에서 확인을 하고 별도의 보고서를 작성하지 않도록 하는 것이 필요합니다.

   셋째 모든 부서의 직원들이 필요한 자료를 공유하고 확인된 데이터를 근거로 회의 자료 등으로 활용하는 것입니다.

 

김진영 대한민국산업현장교수(경영학박사)